LETRA DE CAMBIO EN CONTABILIDAD.

CONCEPTO.

La letra de cambio, es un documento por el cual una persona (librador) ordena pagar a otra (librado) una cantidad (nominal) a la orden de un tercero (tomador) en una fecha determinada (vencimiento) y en un lugar determinado.

• El librador, es la persona que emite la letra de cambio. Si es una relación comercial el librador será el vendedor.
• El librado, es la persona que debe pagar la letra. Si es una relación comercial el librado será el comprador. El librado para pagar la letra primero la tiene que aceptar, esta aceptación es un reconocimiento formal de la deuda.
• El nominal, es la cantidad que el librador debe cobrar.
• El tomador, es la entidad a quien se ha de efectuar el pago, es decir, quien cobra en nombre del librador.
• El vencimiento, es la fecha límite que tiene el librado para pagar la deuda.

APARTADOS DE LA LETRA DE CAMBIO.

1. Lugar de emisión.
2. Moneda con la que se emite la letra.
3. Nominal de la letra.
4. Fecha de emisión de la letra.
5. Vencimiento de la letra.
6. Librador, datos del emisor de la letra.
7. Nominal de la letra expresado en letra.
8. Domicilio de pago, no es imprescindible sólo se rellena cuando la letra está domiciliada.
9. Datos del librado.
10. El librado acepta la letra.
11. Firma del librador (emisor de la letra de cambio).
12. Tasa de timbres, la cuantía de dicha tasa dependerá de la cuantía del documento.
13. Número de identificación del documento.

CONTABILIZACIÓN DE LETRAS DE CAMBIO A PAGAR.


Las letras de cambio a pagar recogen deudas que tiene la empresa, obligaciones de pago, por tanto pertenecen a la masa patrimonial de pasivo. Su colocación en el Balance de situación será en el lado del pasivo dentro de los acreedores corrientes, a corto plazo, si son a un año o menos, o bien en los acreedores no corrientes si son a más de un año.

Además hay que tener en cuenta el tipo de operación del cual han surgido:

a) Operaciones comerciales: En este caso quiere decir que son letras derivadas de la operación principal de la empresa y estarán recogidas en la cuenta (401) “Proveedores efectos comerciales a pagar”, normalmente a corto plazo.

b) Compra de un elemento de inmovilizado material o intangible a corto o a largo plazo: En este caso las cuentas que utilizadas serán: “(173) “Proveedores del inmovilizado a largo plazo” o bien (523) “Proveedores del inmovilizado a corto plazo”.

c) Otras operaciones no incluidas en las anteriores: Deudas que no proceden ni de la compra de inmovilizado ni de la actividad comercial. Por ejemplo la deuda derivada de una campaña publicitaria documentada con letra de cambio, en este caso la cuenta que recoge el hecho contable sería (411) “Acreedores efectos comerciales a pagar”.

CONTABILIZACIÓN DE LETRAS DE CAMBIO A COBRAR.

1.1 PROBLEMÁTICA CONTABLE DEL DESCUENTO DE EFECTOS.

Los créditos con clientes, formalizado en efectos de giro aceptados, se recogerán en la cuenta (431) Clientes, efectos comerciales a cobrar.
Para reflejar con más exactitud en qué situación se encuentran las letras que posee la empresa se utilizarán las subcuentas:

• (4310) Efectos comerciales en cartera.
• (4311) Efectos comerciales descontados.
• (4312) Efectos comerciales en gestión de cobro.
• (4315) Efectos comerciales impagados.

Ejemplo:

La empresa vende mercaderías a crédito por 5.000 € más 21% de IVA.

6.050 (430) Clientes                               a                               (700) Venta de mercaderías 5.000

                                                                                                 (477) HP IVA repercutido   1.050

• Asiento por la venta de mercaderías.

El cliente del ejemplo anterior acepta letra de cambio a 60 días por el importe de la deuda contraída con la empresa.

6.050 (4310) Efectos comerciales en cartera             a            (430) Clientes       6.050

• Al aceptar el cliente la letra de cambio emitida por la empresa se carga la cuenta (4310) por el importe de la compra, dando de baja la cuenta (430) por el importe de la venta.

La empresa descuenta la letra del ejemplo anterior en un banco. El descuento ha ascendido a 75 € y las comisiones bancarias. El banco abona en la cuenta corriente de la empresa el importe de la operación.

5.955 (572) Bancos c/c

    97 (665) Intereses por descuentos de efectos   a        (5208) Deudas por efectos descontados 6.050

6.050 (4311) Efectos comerciales descontados    a       (4310) Efectos comerciales en cartera 6.050

• En el primer asiento contabilizamos el descuento en el banco descontando los intereses y comisiones del importe del efecto cargando en banco la deuda menos los gastos. Como la empresa a contraído una deuda con el banco utilizamos la cuenta (5208), la cual, saldaremos cuando el cliente ingrese en el banco el importe de la letra.
• En el segundo asiento damos de baja a los efectos en cartera y damos de alta los efectos descontados.

Cuando llega al vencimiento la letra de cambio descontada pueden darse dos situaciones:

a) Que el cliente (librado) pague la letra al banco. En este caso la deuda  de la empresa con el banco queda saldada, por lo que damos de baja la cuenta (5208) y la cuenta (4311) en la que estaba registrada la letra descontada y que ahora está vencida.

Ejemplo:

Supongamos que el librado de la letra descontada en el ejemplo anterior abona en el banco la letra a su vencimiento.

6.050 (5208) Deudas por efectos descontados      a       (4311) Efectos comerciales descontados 6.050

b) Si el cliente (librado) no paga la letra al banco éste la devuelve a la empresa, que tendrá un efecto impagado (4315) que sustituye al efecto descontado (4311) . La empresa tendrá que pagarle al banco el nominal de la letra más los gastos de devolución: como la empresa también paga la banco, se da de baja la cuenta (5208) que recogía la deuda de la empresa con el banco.

Ejemplo:

supongamos que el librado del ejemplo anterior no abona la letra a su vencimiento y que el banco nos carga en cuenta, además, 30 € de gastos de devolución.

6.050 (5208) Deudas por efectos descontados.

    30 (626) Servicios bancarios y similares          a          (572) Bancos c/c     6.080

6.050 (4315) Efectos comerciales impagados    a       (4311) Efectos comerciales descontados.

La cuenta (4315) Efectos comerciales impagados, recoge efectos vencidos que no han sido abonados por los librados, pero que siguen constituyendo un derecho de cobro para la empresa. Se pueden dar varios casos:

1. Que el librado pague la letra en fechas posteriores a su vencimiento. La empresa podrá repercutir los gastos ocasionados por el impago en su fecha y se registrará en la cuenta (778) Ingresos excepcionales.

Ejemplo:

Supongamos que el librado de la letra que resultó impagada en el ejemplo anterior, diez días después, hace transferencia bancaria a la empresa por el nominal de la impagada más los gastos de devolución ocasionados.

6.080 (572) Bancos c/c                           a                      (4315) Efectos comerciales impagados 6.050

                                                                                        (778) Ingresos excepcionales                     30

2. Que el librado (cliente) acepte la nueva letra de cambio con vencimiento posterior. El nominal de la nueva letra estará formado por el nominal de la impagada más los gastos originados por el impago. La empresa podrá incluir intereses de demora.

Ejemplo:

Supongamos que el librado de la letra que resultó impagada en los ejemplos anteriores acepta una nueva letra de cambio a 30 días por el nominal de la impagada, los gastos de devolución y 35 € por intereses de demora.

6.115 (4310) Efectos comerciales en cartera.      a       (4315) Efectos comerciales impagados 6.050

                      (6050+35+30)                                           (778) Ingresos excepcionales                   30

                                                                                        (769) Otros ingresos financieros              35

3. Que la empresa considere el efecto impagado de difícil cobro.

Ejemplo:

Supongamos que la empresa considera de difícil cobro el efecto que resultó impagado los ejemplos anteriores.

6.050 (436) Clientes de dudoso cobro                   a        (4315) Efectos comerciales impagados 6.050

4. Que la empresa considere el efecto impagado totalmente irrecuperable (lo da por perdido)

Ejemplo:

Supongamos que la empresa considera totalmente incobrable el efecto impagado del ejemplo anterior.

6.050 (650) Pérdidas de créditos comerciales

                   incobrables                                          a     (4315) Efectos comerciales impagados 6.050

1.2 EFECTOS ENVIADOS EN GESTIÓN DE COBRO

En ocasiones la empresa no negocia las letras sino que las lleva al banco en gestión de cobro. En este caso el banco nos adelanta el dinero y, por tanto, no tenemos ninguna deuda con el banco. Para reflejar el hecho de que la letra está en el banco en lugar de estar en la empresa, damos de baja la cuenta (4310) Efectos comerciales en cartera y damos de alta la cuenta (4312) Efectos comerciales en gestión de cobro.

RECUERDA: los servicios bancarios soportados por operaciones de gestión de cobro de efectos comerciales están gravados con el 21% de IVA.

Ejemplo 1.1
La empresa vende mercaderías a crédito por 8.000 € más 21% de IVA.

9.680 (430) Clientes                                            a                (700) Venta de mercaderías        8.000
                                                                                              (477) HP IVA repercutido           1.680

Ejemplo 1.2
El cliente del ejemplo anterior acepta la letra de cambio a la empresa por el importe de la deuda.

9.680 (4310) Efectos comerciales en cartera.      a                 (430) Clientes              9.680

Ejemplo 1.3
La empresa envía al banco en gestión de cobro la letra del ejemplo anterior.

9.680 (4312) Efectos comerciales en
                      gestión de cobro                         a               (4310) Efectos comerciales en cartera 9.680

Cuando llega el vencimientos de la letra de cambio pueden suceder dos cosas:

1. Que el librado pague la letra al banco. En este caso el banco ingresa en la cuenta de la empresa el importe de la letra menos los gastos de gestión y el IVA correspondiente.

Ejemplo 1.4

Supongamos que llegado el vencimiento del efecto a que se refiere el ejemplo 1.3, el librado paga el importe de la letra al banco. El banco ingresa en la cuenta de la empresa el importe de la letra menos 300 € más IVA, en concepto de gastos de gestión.

9.317 (572) Bancos c/c

   300 (626) Servicios bancarios y similares.

     63 (472) HP IVA soportado                               a             (4312) Efectos comerciales en

                                                                                                              gestión de cobro            9.680

2. Si el librado no paga la letra, el banco la devuelve a la empresa cargándole en cuenta los gastos de devolución  y el IVA correspondiente.

Ejemplo 1.5

Supongamos que el librado del efecto a que se refiere el ejemplo 1.3 no paga la letra a su vencimiento. El banco devuelve el efecto a la empresa y lo carga en cuenta, por gastos de devolución, 50€, más 21% de IVA.

9.680 (4315) Efectos comerciales impagados       a            (4312) Efectos comerciales en

                                                                                                        gestión de cobro.              9.680

50 (626) Servicios bancarios y similares

10,5 (472) HP IVA soportado                                 a            (572) Bancos c/c                   60,50